En la tenencia de un yate resulta importante el desarrollo de un control para los procesos documentales de la embarcación. Los permanentes cambios de la industria marítima particularmente en yates han empezado a demandar del empleo y la puesta en práctica de nuevas gestiones para dar cumplimiento con las responsabilidades que los propietarios se hacen al momento de adquirir una embarcación. Ese control documental debe estar orientado en varias direcciones, tanto en los aspectos administrativos como los aspectos operacionales, de seguridad y cumplimiento oficial, para dar cobertura a los nuevos riesgos y responsabilidades con terceros con los que la nave se encuentra en interacción.

Hay un factor de incidencia importante en el cumplimiento del debido proceso documental para las embarcaciones de placer y tiene que ver con la costumbre de la plaza, si no es propio de conseguir la respuesta documental y el registro apropiado de los servicios por parte de sus proveedores para la verificación de cumplimientos y la ejecución de un debido proceso, difícilmente se logre conseguir un soporte para la trazabilidad de los trabajos que la embarcación cumple o realiza en pro de su cuidado y atención a los requerimientos oficiales como particulares.

La implementación de una metodología estructurada para el control documental y la preservación de soportes que cumplan con los estándares nacionales e internacionales puede garantizar la facilitación de entendimientos entre las partes, la agilización de la ejecución de las labores de verificación en la realización de los ejercicios propios del cuidado de la nave, su interacción con terceros y el cumplimiento a los requerimientos de las autoridades.

La carencia de este ejercicio debilita el soporte de los esfuerzos colocados en el yate, no emite prueba verificable de la ejecución presupuestal del yate o de la intención del propietario, especialmente para momentos decisorios de la embarcación, tales como su venta, su compra o la reclamación de su póliza de seguro por eventos parciales o totales.

No se conoce lo que no se mide y la carencia de un proceso y registro documental apropiado y que cumpla con las demandas estructurales de ello por parte de las compañías aseguradoras, marinas u otra entidad del sector, mantendrá a la nave sin un soporte idóneo para su defensa o como prueba de su valor.